Objetivo, estrategia y táctica de los sistemas administrativos

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA

FUERZA ARMADA BOLIVARIANA

NÚCLEO MIRANDA: EXTENSIÓN SANTA TERESA DEL TUY

ING.  SISTEMA

OBJETIVO,ESTRATEGIA Y TACTICA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

PROFESORA:                                           PARTICIPANTE:                                                                                                                                        MARYORLYN MENDOZA JOSE YBARRA 

                                        V- 27.833.422   

    EVER BARRIOS

    V- 17.754.150

  GERARDO FEBLES

                                                                                                                                                      V- 30.396.768

                                                                                                    MAIKER GUERRA

V- 30.243.931

NELSON CARPIO

V- 17.610.345

Santa Teresa del Tuy, Octubre, 2023

INTRODUCCIÓN

Un sistema administrativo se puede definir como un software de gestión que aglutina todas las tareas que hacen al funcionamiento escolar en el orden de la gestión y en relación con la facturación y tesorería (cobros y pagos). 

Como todo sistema, un software de gestión administrativa se ocupa de ordenar, jerarquizar y establecer relaciones de fondo y forma entre los diversos elementos que lo componen. Ya sabemos que, por definición, un sistema es un conjunto de elementos que trabajan de manera ordenada y colaborativa y donde cada uno toma valor en relación con las otras partes que lo integran.

CONCEPTO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Es aquello vinculado a la administración (el acto de administrar: organizar o gestionar recursos).

En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema apunta a que los recursos de la organización en cuestión sean administrados de manera eficiente.

En la actualidad, la noción de sistemas administrativos suele hacer referencia al programa informático que cuenta con diversas aplicaciones para administrar diversas facetas de una empresa. La intención de este tipo de software es centralizar las tareas administrativas en un mismo sistema informático que permita ahorra tiempo e incrementar la eficiencia laboral.

¿QUÉ CONTIENE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO?

Las funciones que puede tener un sistema administrativo dependerán de la aplicación; no obstante, existen herramientas generales que todo software administrativo debe tener, como:

Facturación.

Cuentas por cobrar.

Control de inventario.

Seguimiento de las cotizaciones.

Control de compras y gastos.

PARA QUÉ SIRVE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO?

Un software administrativo puede ser tu aliado, ya que ayuda a acelerar procesos, precisar la información y exponer de manera clara y sencilla cuáles son los puntos fuertes y débiles de una empresa. Esta información permite tomar mejores decisiones, con el fin de cumplir los objetivos trazados por la compañía.

OBJETIVO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

Llevar un control administrativo en las organizaciones o empresas correspondiente a la administración que es organizar y garantizar recursos humanos y técnicos.

El funcionamiento del sistema administrativo es llevar una base de datos donde se registran las personas, servicios, productos, ventas, inventarios o facturas dependiendo de donde se realice el método, se inspecciona cada área.

Ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean otra información.

Los sistemas administrativos homogenizan el funcionamiento de las entidades públicas en lo que respecta a si administración y funcionamiento interno, por lo cual, se produzca la información necesaria para los diversos niveles decisorios de la organización.

Procuran que la asignación de sus recursos (humanos, logísticos, financieros, entre otros) les facilite cumplir con sus metas. Así mismo se gaste la menor cantidad de recursos posibles.

Las operaciones se ejecuten con la mayor seguridad que sea posible.

Describir y diferenciar los sistemas administrativos y operativos de la empresa.

¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS?

Los softwares administrativos pueden clasificarse en cinco grupos:

Abstracto: está compuesto de conceptos ligados a doctrinas filosóficas, numéricas o idiomas.

Concreto: este sistema administrativo consta de máquinas, equipos o cualquier otro componente tangible.

Operacional: tiene como objetivo generar reportes y llevar a cabo el procesamiento de información reiterativa.

Directivo: esta clase de software tiene la particularidad de que los datos que administra no pasan por un proceso de selección ni son modificados de alguna forma.

Informativo: se encarga del procesamiento de datos y la producción de reportes, lo cual ayuda dentro de la toma de decisiones.

ESTRATEGIAS

Trata de identificar qué objetivos desea alcanzar la organización y cómo. El proceso de planificación suele ser escrito porque de esta forma es mucho más fácil comunicar los planes y discutirlos sin ambigüedades.

Inversión tecnológica: Aumentar la producción utilizando los equipos requeridos y necesarios.

Rentabilidad: Acciones concretas que deben permitir a la empresa alcanzar sus objetivos, es decir, aumentar la rentabilidad como mínimo 5% a un 15%, e incluso aumentar las cuotas de mercado del 20% al 30%.

Asignación de recursos: Cómo se van a obtener los recursos económicos necesarios para llevar a cabo las acciones.

PLANIFICACION ESTRATEGICA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

La planeación estratégica es la planeación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Los administradores consideran a la organización una unidad total y se preguntan a sí mismo qué debe hacerse a largo plazo para lograr las metas organizacionales. El largo plazo se define como un período que se extiende aproximadamente entre 3 y 5 años hacia el futuro. Se debe seguir el principio del compromiso el cual afirma que los administradores deben comprometerse fondos para la planeación sólo cuando puedan anticipar, en el futuro próximo, un rendimiento sobre los gastos de planeación como resultado del análisis de planeación a largo plazo. Los costos de la planeación son una inversión y, no debe incurrirse en ellos a menos que se anticipe un rendimiento razonable sobre la inversión.

TÁCTICA

Constituyen una técnica que busca analizar el funcionamiento actual de un sistema de organización cualquiera desde su nivel estratégico hasta su nivel operativo, haciendo énfasis en los procedimientos que allí se desempeñan y de los componentes que caracterizan a los mismos (formularios, registros, documentación formal de información, métodos de trabajo y estructura organizativa) a fin de la misma funcione con mayor eficiencia, eficacia y economía.

PLANEACIÓN TÁCTICA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización. El corto plazo se define como un período que se extiende sólo a un año o menos hacia el futuro. Los administradores usan la planeación táctica para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito en algún momento dentro de un año manos hacia el futuro. La planeación estratégica se relaciona con el período más prolongado que sea válido considerar; la planeación táctica se relaciona con el período más corto que sea válido considerar. Ambos tipos de planeación son necesarios. Los administradores necesitan programas de planeación táctica y estratégica, para estos programas deben estar altamente relacionados para tener éxito. La planeación táctica debe concentrarse en lo que debe hacerse en el corto plazo a fin de ayudar a la organización a que logre sus objetivos a largo plazo, determinados mediante la planeación estratégica.

TENDENCIA DE LA PLANIFICACION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

Existen dos elementos considerados en la planificación estratégica que, a pesar de su carencia de teorización, en la práctica ya se aplican de modo distinto: la calendarización y el presupuesto.

Hoy la estrategia global consiste en desestructurar, flexibilizar, para adaptarse a toda posible turbulencia. Las nuevas tendencias apuntan a una simplificación de las herramientas. Los lapsos son cada vez más acotados, el entorno es vertiginoso, y los que gestionan la comunicación corporativa alegan no tener tiempo para planificaciones complejas. Entonces surge en la práctica una nueva planificación, que se ajusta tanto al estrés diario de los comunicadores como a la posibilidad de interpretación del plan por parte de los directivos de la empresa. La nueva planificación de la comunicación corporativa redefine los procesos de calendarización y elaboración de presupuestos, como herramientas básicas de todo plan.

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA ADMINISTRATIVO?

Ya sabemos que al contar con un sistema administrativo podemos centralizar la información que proviene de las distintas áreas de una empresa, permitiendo que la información fluya con rapidez y logrando tomar decisiones más sólidas y certeras. Además, cuenta con más beneficios como:

MEJORA LA COMUNICACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA

Uno de los errores más comunes dentro de un negocio son las fallas de comunicación. Al contar con un software administrativo podrás integrar cada área de tu empresa debido a que contarás con toda la información centralizada en un solo lugar.

REDUCE LOS COSTOS DE INVENTARIO

Al tener un control exacto y eficiente de las salidas y entradas de inventario, no será necesario contar con un respaldo de mercancía para hacer frente a posibles pedidos que puedan repercutir negativamente en las finanzas de la compañía.

INCREMENTA LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Un sistema administrativo aumenta considerablemente la satisfacción de los clientes porque permite conocer sus necesidades y contar con productos hechos a su medida. Por ende, esto se traduce en un incremento del valor de la empresa. Anticipa las necesidades de producción

CONCLUSIÓN

Un sistema en administración consiste en un conjunto de procesos que deben llevar adelante los integrantes de una organización para alcanzar las metas preestablecidas. Esto facilita el funcionamiento de la organización, permite controlar el desempeño de cada empleado y llevar adelante auditorías. Todo esto facilita y agiliza la toma de decisiones para alcanzar los objetivos y metas de la organización.

En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema apunta a que los recursos de la organización en cuestión sean administrados de forma eficiente.